Piloter un projet événementiel avant son lancement demande énormément d'organisation. Entre la sélection de vos prestataires, l'élaboration du budget, la validation de vos démarches et l'anticipation des imprévus, c'est parfois un véritable parcours du combattant ! Afin de préparer sereinement les tenants et les aboutissants de votre projet, nous vous donnons quelques clefs pour assurer le management et la gestion de ce défi éphémère...
Etape 1 : Sélectionnez vos prestataires
L’expérience du métier et la maîtrise de votre réseau facilitera indéniablement le choix de vos partenaires pour assurer la réussite de votre événement. Pour faciliter cette démarche, une méthodologie s'impose :
> établir un cahier de présentation de votre futur événement pour renseigner au mieux le prestataire ;
> élaborer un appel d’offres avec vos critères de sélection (prix, qualité, délais, cohérence, etc.) ;
> préparer les consultations et vous rendre disponible pour renseigner au mieux les prestataires ;
> se munir d’un tableau de synthèse pour comparer au moins 3 propositions ;
> ne pas hésiter à les interroger, tester leurs solutions et connaitre les "petits plus" proposés pour jauger leur implication ;
> s’assurer de la solvabilité de votre sous-traitant afin d’éviter les mauvaises surprises ;
> ne pas hésiter dans la mesure du possible et du raisonnable à négocier les tarifs proposés.
Une fois ces démarches réalisées, l’heure du choix s’impose. Pour ce faire :
> recenser les données dans votre tableau comparatif ;
> pondérer votre choix par des critères en donnant des notes par catégorie (prix, originalité, conseil, etc.) ;
> échanger avec votre équipe pour faire naître une opinion dominante ;
> communiquer votre décision auprès des prestataires retenus et évincés.
Etape 2 : Affinez votre budget
On ne vous apprend rien, l’argent est le nerf de la guerre ! Il vous faut des repères financiers précis pour sélectionner et valider votre scénario événementiel. Reprendre alors le budget prévisionnel (cf. notre article sur le sujet) et complétez-le avec les devis validés des prestataires. N'oubilez pas les frais complémentaires de vos sous-traitants (repas, hébergement, etc.) ainsi que les taxes sur les œuvres musicales si vous êtes amenés à diffuser de la musique soumise au droit d’auteur. L’objectif prioritaire d’un événement rondement mené est de réduire les incertitudes et les contres-temps à (quasi) néant. Pour cela, ajouter une ligne « imprévu » dans le budget au cas où. Pour finir, valider le budget global auprès du décideur. Vous pouvez parfaitement proposer au donneur d’ordre une proposition "à tiroirs" avec plusieurs scenarii financiers (essentiel, intermédiaire, premium). Une méthode efficace pour apporter des alternatives dans le choix définitif du porteur de projet et par la même éviter de renégocier voir supprimer certaines prestations prévues initialement. Enfin, envoyez le budget validé à votre service comptabilité pour une meilleure coordination des encaissements et décaissements. Etape 3 : Validez votre dispositif
La pression monte et la date de votre événement approche à grand pas. Il est temps pour vous de valider le dispositif. Pour cela, il vous faut repartir de la note de synthèse et refaire le tour des prestataires sélectionnés dans le détail. Profitez-en pour établir un plan aménagé du site et bien vérifier l’articulation des différentes prestations (planification, intervention, enchaînement). Enfin, et non des moindres, préparez votre présentation orale et votre budget final auprès des décideurs en favorisant les questions. Une fois le précieux sésame de la validation en poche, transmettez une présentation complète écrite auprès de tous les acteurs du projet.
Etape 4 : Anticipez les imprévus
Vous connaissez surement la loi de Murphy. Par ce vieil adage : "Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner". Pour contrecarrer ce postulat si familier en événementiel, l’idée est d’anticiper l’ensemble des imprévus qui pourraient ruiner votre événement. Pour cela, réalisez une "fiche du pire" répondant à la question "qu’est-ce qui pourrait nous arriver de pire ?" Listez alors les cas qui vous concernent et ventilez ces fiches auprès de vos équipes pour réfléchir aux solutions. Il ne reste plus qu’à répartir les responsabilités à chacun. Veillez aussi à bien vous coordonner avec votre service et les décideurs sur les conséquences en cas d’annulation / modification du projet via un scénario écrit à l’avance. Ayez aussi le réflexe de souscrire à une assurance (annulation, tous risques accidents, etc.).
